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科學技術檔案案卷構成的一般要求 

發布時間:2018/02/22

  1范圍
  本標準規定了科學技術檔案案卷的組卷原則和方法,案卷和案卷內文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷皮規格及其制成材料的質量要求。
  本標準適用于一般科學技術檔案的案卷整理。某些形式特殊的科學技術檔案的案卷整理可參照本標準。
  2定義
  本標準采用下列定義。
  2.1科學技術文件材料(以下簡稱科技文件材料)scientificandtechnicalrecords
  記錄和反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的文字、圖表、聲像等不同形式技術文件的總稱。
  2.2科學技術檔案(以下簡稱科技檔案)scientificandtechnicalarchives
  企事業單位和國家機構、社會組織及個人從事生產、科研、基建及管理活動形成的對國家和社會具有保存價值的應當歸檔保存的科技文件材料。
  2.3案卷file
  由互有聯系的若干文件組合而成的檔案保管單位。
  2.4卷內目錄innerfileitemlist
  登錄案卷內文件題名及其特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷內文件之前。
  2.5卷內備考表filenote
  卷內文件狀況的記錄單,排列在卷內文件之后。
  2.6檔號archivalcode
  以字符形式賦予檔案實體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。
  3組織案卷
  3.1組卷原則
  組卷要遵循科技文件材料的形成規律,保持案卷內科技文件材料的有機聯系,便于檔案的保管和利用。
  3.2組卷要求
  3.2.1案卷內科技文件材料內容必須準確反映生產、科研、基建、設備及其管理活動的真實情況。
  3.2.2案卷內科技文件材料要齊全、完整。
  3.2.3案卷內科技文件材料的載體和書寫材料應符合耐久性要求。不能有熱敏紙,不能有鉛筆、圓珠筆、紅墨水、純藍墨水、復寫紙等書寫的字跡。
  3.3組卷方法
  3.3.1直接針對具體項目的管理性科技文件材料放入所針對的項目里組卷。
  3.3.2產品、科研課題、基建項目、設備儀器方面的科技文件材料按其結構或階段等分別組卷。
  3.3.3引進項目中的成套科技文件材料可不拆散組卷。
  3.3.4一個單位保存一套相關的通用圖、標準圖,并單獨組卷;采用了這些通用圖、標準圖的項目,其科技文件材料組卷時可在卷內備考表中說明并注明標準圖、通用圖的圖號。
  3.3.5底圖以張為單位單獨保存和管理。
  3.3.6產品更新換代或更新零部件時,保留新形式的科技文件材料并單獨組卷排列在原產品案卷之后。
  3.3.7設備維修中形成的科技文件材料單獨組卷。外購設備中的隨機文件材料可以單獨組卷。
  4案卷和案卷內科技文件材料的排列
  4.1產品類案卷按產品開發設計(含初步設計、技術設計)、工藝、工裝、加工制造、生產定型等工作程序,或按其產品系列、結構排列。
  4.2科研類案卷按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列。
  4.3基建類案卷按項目依據性材料、基礎性材料、工程設計(含初步設計、技術設計、施工圖設計)、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
  4.4設備類案卷按設備依據性材料、外購設備開箱驗收(自制設備的設計、制造、驗收)、設備安裝調試、隨機文件材料、設備運行、設備維護等排列。
  4.5案卷內管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。
  4.6案卷內科技文件材料排列應文字在前,圖樣在后。有譯文的外文資料譯文在前,原文在后。
  5案卷的編目
  5.1卷內科技文件材料頁號的編寫
  5.1.1案卷內科技文件材料均以有書寫內容的頁面編寫頁號。
  5.1.2單面書寫的科技文件材料在其右下角編寫頁號;雙面書寫的科技文件材料,正面在其右下角,背面在其左下角編寫頁號。圖樣頁號編寫在標題欄外。
  5.1.3成套圖樣印刷成冊的科技文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁號;與其他科技材料組成一卷的,應排在卷內文件材料最后,將其作為一份文件填寫卷內目錄,不必重新編寫頁號,可在備注中注明總頁數。
  卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。
  5.2案卷封面的編制
  5.2.1案卷封面印制在卷盒的正表面,也可采用內封面形式(內封面規格見7.3.1)。封面式樣見圖A1。
  5.2.2案卷題名應簡明、準確地揭示卷內科技文件材料的內容,主要包括項目名稱或代字、代號及其結構、階段的名稱等,案卷題名一般由立卷人擬寫。
  5.2.3立卷單位應填寫負責科技文件材料組卷的部門或項目負責部門。
  5.2.4起止日期應填寫案卷內科技文件材料形成的起止日期。
  5.2.5保管期限應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。
  5.2.6密級應依據保密規定填寫卷內科技文件材料的最高密級。
  5.2.7檔號應填寫全宗號、分類號(項目代號或目錄號)、案卷號。全宗號由各單位根據本單位法人的變更情況自行設定,需向國家檔案館移交的檔案,其全宗號另定;分類號是指按統一的分類規則劃分本單位全部檔案后所給定的類別號;項目代號是指科技檔案所反映的產品、工程、課題、設備的代字或代號,目錄號一般指分類目錄號;案卷號指科技檔案按一定順序排列后的流水號。
  5.2.8檔案館號應填寫國家檔案行政部門賦予的檔案館代碼。
  5.3案卷脊背的編制
  案卷脊背的項目有保管期限、檔號、案卷題名,式樣及規格見圖A2。
  保管期限填寫方法同5.2.5,也可用色標區分;紅色代表永久,黃色代表長期,綠色代表短期;檔號填寫方法同5.2.7;案卷題名可根據各單位具體情況自行填或不填,填寫方法同5.2.2。
  5.4卷內目錄的編制
  5.4.1卷內目錄式樣見圖A3。
  5.4.2序號應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內科技文件材料件數的順序。
  5.4.3文件編號應填寫科技文件材料的文號或圖樣的圖號、設備代號、項目代號等。
  5.4.4責任者應填寫科技文件材料的形成部門或主要責任者。
  5.4.5文件材料題名應填寫科技文件材料的全稱。
  5.4.6日期應填寫科技文件材料的形成日期。
  5.4.7頁號應填寫每件科技文件材料的首尾頁上標注的頁號。
  5.4.8卷內目錄排列在卷內科技文件材料首頁之前。
  5.5卷內備考表的編制
  5.5.1卷內備考表式樣見圖A4。
  5.5.2說明包括:案卷內科技文件材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。
  5.5.3立卷人應由責任立卷人簽名。
  5.5.4立卷日期應填寫完成立卷的日期。
  5.5.5檢查人應由案卷質量審核者簽名。
  5.5.6檢查日期應填寫審核的日期。
  5.5.7互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號。檔號后應注明檔案載體形式,并用括號括起。
  5.5.8卷內備考表排列在卷內文件材料之后。
  6案卷的裝訂
  6.1案卷可采用裝訂和不裝訂兩種形式。
  6.2案卷內不同幅面的科技文件材料要折疊為統一幅面,破損的要先修復.幅面一般采用國際標準A4型(297mm×210mm)或國家通用16開型(260mm×185mm)。圖樣折疊時標題欄露在右下角。
  6.3案卷內不允許有金屬物
  6.4不裝訂的案卷,應在每份科技文件材料的右上角加蓋檔號章,式樣見圖A7。檔號填寫方法同5.2.7,序號填寫方法同5.4.2。
  7卷皮、卷內表格的規格及其制成材料
  7.1科技檔案案卷卷皮采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒、卷夾式樣見圖A5、A6。
  7.2卷皮規格和制成材料
  7.2.1卷盒的外表面規格為:305mm×220mm,厚度分別為10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm六種。
  7.2.2卷夾的外表面規格為:305mm×220mm,厚度為20mm。
  7.2.3卷皮宜采用牛皮紙板雙裱壓制,或黃板紙制作,外裱牛皮紙。本標準推薦使用無酸卷皮。
  7.3卷內表格的規格和制成材料質量
  7.3.1卷內目錄、卷內備考表規格為:297mm×210mm或260mm×185mm。
  7.3.2卷內目錄、卷內備考表宜采用70g/m2以上白色書寫書紙制作。
  7.4案卷脊背標簽的規格和質量
  7.4.1案卷脊背標簽與卷盒的長度和厚度相同,即305mm×10(20,30,40,50,60)mm。
  7.4.2案卷脊背標簽宜采用150g/m2白色書寫紙制作,案卷脊背格式也可以直接印在卷盒脊背上。
  7.5卷皮上和卷內表格中書寫的字跡要清晰端正。

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